Agenda delen ( zonder Exchange )

 

In Outlook kun je vrij eenvoudig een agenda met meerdere collega's delen, zonder dat er gebruik moet worden gemaakt van Exchange. Zorg eerst voor een gezamenlijke agenda, die als 'moeder' gaat dienen, van hieruit moeten dus alle gegevens worden verspreid. Ga naar Bestand, Delen en Agenda.

Bij het klikken op Agenda verschijnt een scherm:

Dit scherm geeft aan, dat er een wizard wordt gestart. Klik op Volgende.

Er verschijnt een scherm met een groot wit vlak, als dit tenminste de eerste keer is, dat de agenda gedeeld wordt. Klikken op de knop Toevoegen geeft het adresboek van Outlook, met daarin de emailadressen van de collega's die gebruik mogen maken van de gezamenlijke agenda.

Er is een collega geselecteerd, nu moet nog worden bepaald wat de collega mag doen, dit kan door op de knop Machtigingen te klikken.

In het scherm kan nu aangegeven worden wat de collega mag doen. Dit moet voor iedereen apart ingesteld worden. Klik na het instellen op Ok.

In het witte vlak van het scherm, dat nu verschijnt is het mogelijk een omschrijving te geven van de agenda ( bijvoorbeeld: Werk ). Klik op Volgende als dit klaar is.

De wizard is nu bijna klaar, eventueel kunnen nog enkele wijzigingen aangebracht worden door op Vorige te klikken. Als alles klaar is, klik dan op Voltooien.

Er verschijnt nu een melding, dat er uitnodigingen verzonden gaan worden naar de deelnemende collega's. Klik op Ok. In Postvak Uit staat nu een email klaar om verzonden te worden.

Iedere deelnemende collega ontvangt een email, die er net als de afbeelding hierboven uitziet. Belangrijk is de knop Accepteren, daarmee geeft de collega aan, dat hij/zij mee gaat doen. Bij Naam van de lokale map staat hoe de agenda heet, dit is terug te vinden in de Mappenlijst van Outlook, zodat er eenvoudig een knop kan worden toegevoegd aan de Outlook-balk.

Als de collega op Accepteren heeft geklikt, dan wordt er een email verstuurd naar de 'moederagenda' en vanaf dat moment zullen alle updates en berichten worden doorgestuurd naar de collega. Afhankelijk van de Machtigingen van de collega, kan hij/zij ook zelf dingen verwijderen of toevoegen.